Jak zacząć?
Pierwsze kroki, kóre należy wykonać, aby założyć poprawnie własne konto.
-
Rejestracja na portalu w zakładce rejestracja.
-
Aktywacja konta przez wiadomość e-mail.
-
Po aktywacji otworzy się nam strona na której logujemy się pod podany wcześniej adres e-mail, a hasło otrzymamy drugim e-mailem. Hasło po zalogowaniu należy zmienić.
-
Po zalogowaniu w pierwszej kolejności dodajemy mieszkanców. Wybieramy zakładkę MIESZKAŃCY --> DODAJ NOWY WPIS (lewy górny róg tabeli z zielonym krzyżykiem). Naszym oczom pojawi się poniższa tabelka:
Szczegółowy opis dodania znajduje się w moduł mieszkańcy.
- Następną czynnością bedzie dodanie pomieszczeń.Wybieramy zakładkę POMIESZCZENIA --> DODAJ NOWY WPIS.
(lewy górny róg tabeli z zielonym krzyżykiem).A pojawi się poniższa tabela.
- Po dodaniu wszystkich pomieszczeń przechodzimy do wprowadzenia zaliczek.Wybieramy KONFIGURACJA-->SŁOWNIKI-->TYPY ZALICZEK--> DODAJEMY NOWY WPIS (lewy górny róg tabeli z zielonym krzyżykiem). A wyświetli się nam poniższa tabela.
Tu dodajemy oprócz istniejącej zaliczki ADMINISTRACJA I ZARZĄDZANIE kolejne typy naliczeń jak: woda i ścieki, odpady i fundusz remontowy.Oczywiście można rozszerzać typy naliczeń w zależności od potrzeb.
- Po dodaniu typów zaliczek przechodzimy do dodania zaliczek . Wybieramy zakładkę POMIESZCZENIA --> DODAJ ZALICZKI AUTOMATYCZNIE. Po kliknięciu pojawi się na tabela do wypełnienia.
I po kolei dodajemy zaliczki zaczynając od ADMINISTRACJA I ZARZĄDZANIE. Wbieramy ilość, zazwyczaj będzie to powierzchnia udziałowa. Następnie wpisujemy cenę, wybieramy pomieszczenie i przechodzimy dalej.
Wrazie pomyłki dotyczącej zmiany zaliczki lub innych ustawień należy skorzystać z zakładki NARZĘDZIA --> HURTOWA EDYCJA ZALICZKI.
- Kolejnym etapem będzie skonfigurowanie okresu księgowego.Aby dodać nowy okres księgowym klikamy w prawy górny róg strony pod nazwą TWOJEGO OSIEDLA , okres księgowy -->konfiguracja. Ewentualnie możemy skorzystac z zakładki KONFIGURACJA --> SŁOWNIKI --> OKRESY KSIĘGOWE --> dodajemy nowy wpis.
- Po dodaniu okresu i zaliczek możemy przejść do naliczenia czynszu. Aby to zrobić musimy skorzystać z zakładki NARZĘDZIA -->NALICZENIA I ROZLICZENIA-->NALICZ CZYNSZ.
Tutaj wybieramy miesiąc,dzień za który chcemy naliczyc czynsz.I zapisujemy zmiany. Aby zobaczyć naliczenia klikamy na logo Wirtos.pl w lewym górnym roku, a na stronie głównej widzimy podsumowanie i bilans rozchodów i przychodów osiedla.
- Kolejną czynnością jest wprowadzenie kont banowych, aby wczytać wyciągi bankowe.
Wchodzimy w zakładkę KSIĘGOWOŚĆ--> KONTA BANKOWE.Po dodaniu kont wracamy do głównej zakładki KSIĘGOWOŚĆ i wybieramy swój bank i szablon do wprowadzenia danych z banku.
Wrazie braku szablonu lub banku należy się z nami skontaktować.
- Następnie dodajemy konta księgowe.Wybieramy KSIĘGOWOŚĆ -->KONTA KSIĘGOWE--> DODAJ NOWY WPIS. Dodajemy tu dwa konta księgowe dla wybranego kontrahenta np. za wywóz śmieci firma JASA, dwa konta - przelewy i - faktury.
Postępujemy dokładnie w taki sam sposób z innymi kontrahentami.
-
Następnie tworzymy grupę kont księgowych,aby stworzyć bilans dla danego przedsiębiorstwa.
Wybieramy KSIĘGOWOŚĆ-->GRUPA KONT KSIĘGOWYCH.
Po dodaniu konta, klikamy WYBIERZ, a następnie przechodzimy do zakładki GRUPA KONT KSIĘGOWYCH-KONFIGURACJA i dodajemy dwie grupy kont księgowych.Dzieki temu w bilansie będą widoczne rozchody i przychody .
- Kolejnym krokiem jest dodanie kontrahenta.KSIĘGOWOŚĆ-->KONTRAHENCI-->DODAJ NNOWY WPIS, w formularzu należy podać nazwę firmy i grupe kont z bilansem dla danego przedsiębiorstwa.
- Następnie dodamy typy kosztów(faktur otrzymanych).Wybieramy KONFIGURACJA--> SŁOWNIKI-->TYPY KOSZTÓW.Tutaj wybieramy naliczenia i przypisujemy je do odpowiedniego konta.
- Teraz możemy dodać pierwsze koszty dla naszego osiedla. Wybieramy KSIĘGOWOŚĆ -->WSZYSTKIE KOSZTY/FAKTURY OTRZYMANE. W formularzu wybieramy typ kosztu i wypełniamy wszystkie pola oznaczone czerwona gwiazdka. Konto księgowe to dana firma- faktury.
Te same kroki powtarzamy przy doadaniu kolejnych kosztów.
- Po uprzednim wczytaniu przelewów dokonanych na konto administarcji, teraz musimy zaksięgować wszystkie operacje na naszym koncie.Należy więc wybrać zakładkę KSIĘGOWOŚĆ--> NIEZAKSIĘGOWANE OPERACJE.
Teraz wybieramy opłaty, a następnie wybierając KONTO KSIĘGOWE- PRZELEWY badź mieszkańca księgujemy opłate.
Tak postępujemy z każdą inną wpłatą.
Niezaksięgowane operacje
Wpłaty można księgować na konto mieszkańca bądź kontrahenta .
Aby dokonać jakichkolwiek zmian w zaksięgowanych operacjach należy przejść do OPERACJI KSIĘGOWYCH w tym samym module.
OPERACJE BANKOWE
Wybierając ,, zółty ołówek'' można wprowadzać zmiany, natomiast ,, zielonym krzyżykiem'' można ręcznie wprowadzić przelewy .
- Widok podsumowania.
Aby zobaczyć ogólne podsumowanie naszego osiedla należy kliknąć w zielony domek ,logo Wirtos.pl widoczny w lewym górnym rogu ekranu.
Po kliknięciu pojawi się nam poniższy widok:
Jasny i czytelny widok obrotu i stanu pieniędzy naszego osiedla.Plik można generować w zależności od okresu, który chcemy mieć pokazany.Istnieje możliwość generacji PDF i wydruku.